Comme moi, vous avez sans doute lu de nombreux points de vue prédisant que les entreprises utilisatrices de bureaux allaient chercher à diminuer leur surface locative suite à la crise du COVID-19.
En effet, le confinement imposé au Printemps a obligé de nombreuses entreprises du secteur tertiaire à tester le télétravail de manière généralisée auprès de leurs salariés afin d’être en capacité de poursuivre leur activité.
Dans la plupart des cas, ce mode de travail a non seulement été efficace mais il a été plébiscité par les collaborateurs.
Le budget immobilier est l’un des postes budgétaires les plus importants dans les charges de fonctionnement d’une entreprise, après celui de la masse salariale.
Il apparaît donc naturel qu’une entreprise réfléchisse à l’avenir de son bail.
Plusieurs paramètres entrent dans l’analyse :
- Compatibilité de l’activité avec le travail à distance
L’activité de l’entreprise se prête-t-elle au télétravail ? Certains services seulement ? Peut-on substituer les réunions en présentiel à des réunions virtuelles ? Le modèle économique de l’entreprise est-il modifiable ?
Prenons l’exemple des banques qui ont opéré leur mutation depuis plusieurs années. Le modèle traditionnel voulait que les banquiers reçoivent physiquement leurs clients pour leurs opérations. Progressivement, des services dématérialisés ont vu le jour (distributeurs automatiques de billets, machines pour encaisser les chèques…) jusqu’à aboutir à la création de banques 100% en ligne.
- Collecte de la préférence de travail des collaborateurs
Si de plus en plus de tâches sont automatisables, le fonctionnement d’une entreprise dépend encore (et heureusement) beaucoup des femmes et des hommes qui y travaillent.
Pour avoir des équipes investies et efficientes, les dirigeants d’une entreprise ont tout intérêt à questionner leurs collaborateurs afin d’estimer la proportion d’entre eux souhaitant avoir recours au télétravail, ou à une autre forme de travail.
De nombreux sondages ont été publiés depuis plusieurs mois, aux résultats souvent contradictoires (ils dépendent de la méthode utilisée pour sa réalisation, du panel, représentatif ou non, de la période etc.).
Début août, un sondage sur LinkedIn faisait apparaître que, sur 6430 votants, 56% des personnes interrogées souhaitaient rester en télétravail, 16% revenir au bureau, et 27% se partager entre télétravail et bureaux (1% enfin ne se prononçant pas). Ce sondage, comme tant d’autres, est à prendre avec toutes les réserves d’usage mais il reflète la nécessaire interrogation des entreprises sur le maintien ou non de leur organisation traditionnelle à court terme !
- Audit de l’infrastructure technique
L’entreprise est-elle équipée pour permettre le travail à distance et à grande échelle ? Les serveurs sont-ils dimensionnés à cet effet ? L’entreprise peut-elle mettre à la disposition de tout son personnel des smartphones, des ordinateurs portables, voire imprimantes ou autres matériels bureautiques ? Le stockage et la sécurisation à distance des données d’entreprise sont-ils assurés ?
- Analyse de la surface existante
En dehors de l’étude d’une réduction de surface due à une présence simultanée moindre des collaborateurs sur leur lieu de travail, l’entreprise doit étudier la réorganisation des espaces de travail au regard des nouvelles normes sanitaires.
La surface actuelle est-elle suffisante pour permettre d’accueillir les collaborateurs en respectant la surface de 4 m²/personne (au poste de travail mais aussi dans les espaces communs), préconisée par le Gouvernement et les instances sanitaires ? Des aménagements sont-ils nécessaires ?
- Analyse du bail
Si l’entreprise utilisatrice conclut à la nécessité de résilier son bail, elle doit toutefois veiller à respecter les termes du contrat qui la lie à son bailleur.
o Bail commercial, dérogatoire, professionnel, ou convention d’occupation précaire ? Les règles de résiliation de bail ne sont pas les mêmes selon le contrat que vous avez signé.
o Si le locataire est titulaire d’un bail commercial, celui-ci relève du statut des baux commerciaux (décret du 30 septembre 1953 réformé par la Loi Pinel du 18 juin 2014).
Le bail commercial a une durée de 9 ans minimum et le locataire dispose en général d’une possibilité de résiliation tous les 3 ans, sauf cas particuliers listés par la loi (locaux à usage exclusif de bureaux…)
Le congé du locataire doit également respecter les conditions de délai et de forme.
Aussi, avant de délivrer congé à son bailleur, le locataire doit-il penser à relire son bail attentivement… et est-il préférable qu’il connaisse la Loi !
o Les autres types de baux (bail dérogatoire, convention d’occupation précaire, bail professionnel) relèvent quant à eux d’autres cadres légaux et règlementaires.
Mais l’entreprise peut simplement souhaiter réduire sa surface occupée.
Elle doit alors se mettre en relation avec son bailleur car elle n’a pas la possibilité de restituer unilatéralement une partie de ses locaux en cours de bail. Elle peut exploiter les échéances triennales pour bien négocier.
Le bailleur n’a en tout cas aucune obligation d’accepter une demande de réduction de surface.
N’hésitez pas à contacter un expert si vous avez besoin d’un regard averti et d’un accompagnement dans votre démarche !
De leur côté, les bailleurs doivent anticiper les mouvements locatifs et une augmentation prochaine du stock de surfaces vacantes.
A ce titre ils doivent impérativement auditer leurs baux pour en analyser les risques, au regard :
- Des échéances triennales et des dates de fin de bail ;
- Des situations financières des locataires (y a-t-il des impayés ? des contentieux ? des demandes d’étalement des paiements mettant en exergue des difficultés et un problème de solvabilité ? etc.)
Cette analyse peut leur permettre d’accepter des renégociations et éviter d’y perdre beaucoup plus, à moyen terme.
Elle a enfin le mérite de les faire réfléchir sur leur offre, pour « coller » davantage aux nouveaux besoins des utilisateurs.