Quel que soit son secteur d’activité, une entreprise se pose un jour ou l’autre la question d’externaliser ou d’internaliser une activité.
Les domaines concernés par cette interrogation peuvent être très variables. Et la question intéresse aussi bien les grosses structures que les plus petites.
Par exemple, doit-on avoir son propre service juridique intégré ou recourir ponctuellement à un cabinet d’avocats ? Doit-on disposer d’un service commercialisation en interne ou déléguer cette activité à un cabinet de conseil externe ?
Si, vous aussi, vous vous interrogez, voici quelques critères d’aide à la décision.
Critère 1 : le coût
Celui qui intervient le plus souvent est évidemment le critère du coût. Il peut s’avérer moins onéreux d’avoir occasionnellement recours à un expert, plutôt que de recruter un collaborateur à temps plein.
Mais attention : le recours trop fréquent à un expert externe peut vite s’avérer très cher et, à l’inverse, pousser une entreprise à internaliser l’activité !
Critère 2 : le volume du besoin et la disponibilité
Aussi, un autre critère de choix est-il celui relatif au volume ou à la fréquence des besoins.
Décider de recruter implique que vous ayez su au préalable qualifier votre besoin, le quantifier et analyser la charge de travail quotidienne ou hebdomadaire à ce poste : nécessitera-t-il une charge de travail régulière ou sera-t-elle variable durant l’année ?
La décision de recourir au salariat est très engageante et jugée risquée pour un employeur en France, car, s’il rencontre une baisse d’activité, s’il souhaite externaliser la mission, ou encore en modifier le périmètre, il peut difficilement interrompre voire arrêter un contrat de travail, et quand c’est le cas, c’est une décision qui peut lui coûter assez cher.
Mais, en choisissant d’intégrer une activité, vous avez l’avantage de disposer d’un collaborateur dédié à votre entreprise, qui a la connaissance de ses process et méthodes, de son organisation, de son offre, et peut être in fine plus efficient.
Et, à nombre égal d’heures de travail, le coût chargé d’un salarié est souvent inférieur au coût d’un prestataire extérieur.
A l’inverse, le recours à un expert externe évite à l’entreprise de recruter, avec toutes les conséquences RH que cela implique, et permet une sollicitation « à la demande ».
Ainsi, si votre besoin est ponctuel, ou non « lissable » sur une semaine de travail, c’est une solution beaucoup plus souple pour l’entreprise.
Mais l’inconvénient est de ne pas être le seul client, ni peut-être le plus important. Vos demandes ne seront pas forcément traitées avec toute la diligence que vous auriez souhaitée, et que vous attendriez d’un collaborateur.
Critère 3 : l’expertise
Dans votre analyse d’opportunités et de risques, vous vous intéresserez également au niveau d’expertise requis pour traiter votre besoin, ainsi qu’à la rareté du profil recherché.
S’agit-il d’une tâche nécessitant un haut degré d’expertise ? Où et comment trouve-t-on ce profil ? Est-il rare ou fréquent ? Par ailleurs, serez-vous en mesure de juger de la compétence des candidats, que ce soit lors du processus de recrutement où au moment de signer un contrat de prestation ?
Critère 4 : l’infrastructure technique et technologique
En sus de la ressource humaine, disposez-vous des outils et des infrastructures techniques ou technologiques nécessaires pour assurer l’activité à internaliser ? Si ce n’est pas le cas, leur développement est un coût supplémentaire à prendre en compte (en termes de délais également).
Le développement ultra-rapide des technologies peut par exemple engendrer des décisions d’externalisation, car il reviendrait trop cher de développer une nouvelle technologie soi-même.
Un exemple d’externalisation dû à l’avancement technologique : le stockage des données d’entreprises, pourtant confidentielles, sur un cloud, en remplacement du stockage dans des serveurs informatiques internes.
Critère 5 : la responsabilité
Un autre élément régulièrement pris en considération est celui de la responsabilité civile voire pénale consécutive à la réalisation de l’activité, en propre ou en délégation.
En cas de litige impliquant l’entreprise, c’est in fine la responsabilité du représentant légal de l’entreprise qui est en jeu. Externaliser la mission peut ainsi être un moyen de déplacer la responsabilité, même si vous n’en serez pas forcément totalement exempté.
Critère 6 : les obligations légales ou règlementaires
D’ailleurs, n’omettez pas non plus de vous interroger sur le cadre légal ou règlementaire de l’activité à internaliser ou externaliser.
Par exemple, il peut être obligatoire de valider ses comptes avec un commissaire aux comptes externe, qui se porte garant, en toute indépendance, de la bonne tenue de votre comptabilité ; de même pour les missions couvertes par les organismes certificateurs.
Critère 7 : l’intérêt stratégique
Un autre critère peut s’avérer décisif : l’intérêt stratégique à recourir à un prestataire plutôt qu’à les réaliser en interne … ou l’inverse !
Neutralité et légitimité d’un expert extérieur peuvent être les clés de voûte de certaines décisions stratégiques.
Vous souhaitez réorganiser votre entreprise ? Le recours à un consultant spécialisé extérieur peut être la meilleure solution, plutôt que de piloter vous-même le changement et risquer une situation de blocage ou conflictuelle, sans parler du savoir-faire et du temps requis pour piloter ce type de mission.
A l’inverse, certaines entreprises préfèrent internaliser certaines fonctions pour préserver le caractère confidentiel de certaines informations.
Même si les prestataires signent des clauses de confidentialité, certaines entreprises évoluant dans des secteurs très concurrentiels ou stratégiques peuvent rechigner à externaliser certaines missions à cause du risque de fuite (pour préserver des secrets de fabrication par exemple…).
Critère 8 : quelle place dans la chaîne de valeur ?
Enfin, l’une des questions cruciales est la place de l’activité dans votre chaîne de valeur (bien connue sous la chaîne de valeur de Porter).
Certaines activités relèvent directement de votre cœur de métier (« activités principales »), et d’autres sont des activités support (« activités de soutien »).
Certaines entreprises décident ainsi de resserrer leurs métiers autour de ceux qui produisent directement de la valeur (par exemple la commercialisation de locaux vacants), et d’externaliser ceux qui sont plus périphériques (par exemple l’activité de gestion immobilière).
D’autres veulent maîtriser toute leur chaîne de valeur, et au contraire vont internaliser toutes les activités y compris les activités supports a priori les plus « éloignées » du cœur de métier.
Il n’existe pas une solution meilleure qu’une autre, car vous l’aurez compris, de nombreux éléments entrent en jeu dans une telle décision.
Pour finir…
Les stratégies mises en place par les concurrents sont la plupart du temps observées à la loupe… mais attention à ne pas reproduire systématiquement ce que font vos concurrents, juste parce que « tout le monde fait comme ça », sans avoir étudié le sujet sous l’angle bien spécifique de votre entreprise !
Alors n’hésitez pas à vous faire accompagner si vous affrontez ce type de problématique, le regard d’un conseil extérieur neutre et ayant l’expérience de ce sujet vous fera sans doute gagner du temps et de l’argent, tout en vous faisant éviter les écueils de vos biais personnels !